Chaque agent doit juridiquement être couvert par son employeur et cela même lorsqu’aucun frais n’est à rembourser. Il est donc important d'établir un ordre de mission avant la date de la mission.

Voici les documents à compléter selon votre statut ou celui de l'agent extérieur dont la prise en charge se fera par PLH. Les documents sont téléchargeables dans la colonne de gauche de cette page.

I. Vous êtes un personnel UT2J

Avant votre départ en mission, n'oubliez pas de remplir une demande d'ordre de mission sans ou avec frais
Après votre mission et si vous devez vous faire rembourser, vous devez renvoyer les documents suivants à la RAF :
  • L'état de frais signé uniquement
  • La fiche agent missionnaire (si 1ère prise en charge ou changement d'adresse ou de compte bancaire)
  • Un RIB
  • Tout les justificatifs de déplacement : billets de train ou d'avion, convocation, inscription…
  • Le formulaire "la demande d’utilisation de son véhicule personnel" + la copie du permis de conduire, de la carte grise, de l’assurance du véhicule utilisé. Si le missionnaire utilise le véhicule d’un tiers, il faudra fournir une autorisation écrite du propriétaire du véhicule avec sa carte grise et son assurance véhicule.
  • L’attestation mission étudiant (pour les doctorants)
NB : Une demande d’avance peut être faite 4 semaines minimum avant la date de départ

II. Prise en charge d'un invité extérieur

Pour réserver les billets par l'agence de voyage de l'UT2J, il est important de transmettre à la RAF les documents suivants :
  • La demande de prise en charge pour le personnel extérieur
  • La fiche agent missionnaire (si 1ère prise en charge ou changement d'adresse ou de compte bancaire)
  • Un RIB ou la fiche compte bancaire à l'étranger (pour les internationaux)
Pour rembourser un agent extérieur, il est important de transmettre à la RAF les documents suivants :
  • L’état de frais signé uniquement
  • Toutes pièces justificatives : factures d'hôtels, cartes d'embarquement et billets de train…
  • Un ordre de mission sans frais de leur établissement (dispense pour les internationaux et les retraités)
Délai de réception des demandes

• Un mois avant la date de départ pour un déplacement sans réservation de billets
• Deux à trois mois avant la date de départ pour la réservation des billets par le service des déplacements (avec si possible un ou deux choix d’itinéraires avec le prix trouvé sur Internet)