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Mission

Tout déplacement nécessite un ordre de mission sans ou avec frais et cela avant la date de la mission. En effet, chaque agent doit être juridiquement couvert par son employeur et cela même lorsqu’aucun frais n’est à rembourser.
Les documents à compléter selon les procédures décrites ci-dessous, sont téléchargeables dans la colonne de droite de cette page.

1. Personnel UT2J

Pièces à remplir et/ou à fournir avant la mission

• La demande d’ordre de mission avec ou sans frais à remplir.
• La demande d’utilisation de son véhicule personnel (si utilisation du véhicule personnel) accompagnée de la photocopie du permis de conduire, de la carte grise, de l’assurance du véhicule utilisé. Si le missionnaire utilise le véhicule d’un tiers, il faudra fournir une autorisation écrite du propriétaire du véhicule avec sa carte grise et son assurance véhicule.
• L’attestation mission Etudiant remplie et non signée
• 1ère mission : la fiche agent obligatoirement signée par l’agent et accompagnée du RIB (et dans le cas d’un changement de compte bancaire). Pour les agents étrangers, remplir également la fiche agent missionnaire - compte bancaire étranger
• Un justificatif de déplacement (convocation, inscription…)

Une demande d’avance peut être faite 3 semaines minimum avant la date de départ

2. Personnel extérieur

Dès lors que le laboratoire prend en charge les billets de l’agent par le biais de l’UT2J ou lui rembourse des frais (transport, nuitée, repas ou autre), une demande de prise en charge de ses frais de déplacement doit être établie avant la date de sa venue.

S’il n’est dans aucun de ces cas, il n’est pas nécessaire d’établir une demande de prise en charge de ses frais de déplacement car l’employeur de l’agent aura déjà fait le nécessaire pour lui établir un ordre de mission sans ou avec frais. Toutefois, fournir une copie de son ordre de mission.

3. Remboursement des frais

Pièces à remplir ou à fournir après la mission

Afin de procéder au remboursement des frais de déplacement, nous avons besoin des pièces suivantes :

• l’état de frais non rempli mais signé par l’agent
• l’ordre de mission ou la demande de prise en charge pour le personnel extérieur à l’UT2J
• toutes pièces justificatives : factures d'hôtels, cartes d'embarquement et billets de train…
• le RIB si l’envoi n’a pas été fait en même temps que l’OM
• pour le personnel extérieur à l’UT2J : un ordre de mission sans frais de leur établissement

Montant remboursé

• Nuitée : les nuits seront remboursées si une facture est fournie et dans la limite de 90€ pour la Province et 120€ pour Paris.
• Déplacement à l’étranger : remboursement en indemnité journalière en fonction du pays. Pour y bénéficier, le missionnaire doit fournir un justificatif d’hébergement. Les justificatifs des repas, dans le cadre des déplacements à l’étranger, ne sont pas obligatoires mais les conserver dans la mesure du possible. S’il n’y a aucune facture d’hébergement, la règlementation prévoit d’appliquer un taux forfaitaire de 35% de l’indemnité journalière quotidienne.

Qui fait quoi ?

Meryem BOUMAZA (meryem.boumaza@univ-tlse2.fr) : prise en charge des demandes de réservations de billets sur la dotation + des remboursements de frais de déplacement sur la dotation + toutes les demandes de mission sur les conventions Passeurs, Proustime et ANR de V. Adam.

Enide NOUPIAN (plh-admin@univ-tlse2.fr) : les réservations de billets sur les conventions (sauf Passeurs et Proustime), les réservations de nuitées, les remboursements de frais de déplacement sur les conventions (sauf Passeurs et Proustime), les colloques (billets + nuits + remboursement), les AMID, les jury de thèse ou HDR (en lien avec le service déplacement).

Délai de réception des demandes

• Un mois avant la date de départ pour un déplacement sans réservation de billets
• Deux à trois mois avant la date de départ pour la réservation des billets par le service des déplacements (avec si possible un ou deux choix d’itinéraires avec le prix trouvé sur Internet)
 
 


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